Ja. Über „Buchung anlegen" in der Teilnehmerliste kannst du Buchungen manuell hinterlegen, ohne dass die Teilnehmer:innen den Buchungsprozess durchlaufen müssen. So kannst du z. B. kurzentschlossene Teilnehmer:innen ohne vorherige Anmeldung oder Personen, die vor Ort bar bezahlen, sauber im System erfassen. Fyndery erstellt dabei weiterhin automatisch die Rechnung und den Eintrag in Teilnehmerliste und Kundendatenbank.
Bitte beachte: Manuell angelegte Buchungen werden als Buchungslink abgerechnet, aber nicht ausgezahlt. Es wird keine Buchungsbestätigung per E-Mail verschickt, und bei einer Stornierung wird kein Geld erstattet.
Ja. Auch den Barkauf einer Mehrfachkarte kannst du über „Buchung anlegen" in der Teilnehmerliste erfassen. Es gelten dieselben Regeln wie bei jeder manuellen Buchung: Abrechnung als Buchungslink, keine Auszahlung, keine Buchungsbestätigung per E-Mail und keine Erstattung bei Stornierung.
Für die Mehrfachkarte wird ein Code erstellt, den du unter Mehrfachkarten findest. Dieser Code wird nicht automatisch an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt. Schicke ihn den Teilnehmer:innen bitte selbst, damit sie sich in die nächsten Termine einbuchen und dabei ihre Mehrfachkarte einlösen können.
Grundsätzlich sollten sich Teilnehmer:innen mit ihrer Mehrfachkarte oder Mitgliedschaft selbst einbuchen. Möchtest du die Buchung trotzdem für sie übernehmen, gehst du so vor:
Suche unter Mehrfachkarten bzw. Mitgliedschaften den Code der Karte oder Mitgliedschaft heraus, die genutzt werden soll.
Bist du in Fyndery eingeloggt, laufen Buchungen über deinen Account. Logge dich deshalb aus, nutze einen anderen Browser oder öffne ein Inkognito-Fenster.
Buche den Termin mit dem Code – wie es auch die Teilnehmer:innen selbst tun würden.
In der Teilnehmerliste findest du eine umfassende Übersicht über alle Buchungen. Filtere nach Angebot und Kursdatum, um die Anmeldungen zu einem bestimmten Termin zu sehen. Alternativ findest du unter Anstehende Termine mit Klick auf „Teilnehmer:innen anzeigen" die Anmeldungen zu den jeweiligen Terminen.
In der Teilnehmerliste siehst du das in den Spalten „Fyndery" (= über den Online-Marktplatz) und „Buchungslink" (= über deine eigenen Kanäle). Auch manuell angelegte Buchungen erscheinen unter „Buchungslink".
Die Rechnungen findest du in der Teilnehmerliste in der Spalte „Rechnung". Mehrere Rechnungen auf einmal lädst du über „Rechnungen exportieren" herunter – für die angezeigten oder für alle Buchungen.
Klicke in der Teilnehmerliste bei der jeweiligen Buchung auf die drei Punkte in der ersten Spalte. Dort siehst du die Details zur Buchung, inklusive der zusätzlich abgefragten Informationen, und kannst einen Kommentar hinterlegen.
Du kannst die E-Mail-Adresse direkt in der Teilnehmerliste korrigieren – so erreichen künftig auch die automatischen E-Mails ihr Ziel (z. B. Verlängerung der Mitgliedschaft, Erinnerungs-E-Mail oder Bewertungsaufruf). Klicke dazu auf die drei Punkte in der ersten Spalte, ändere die E-Mail-Adresse und klicke auf „Änderungen speichern".
Ja, du kannst eine Buchung innerhalb eines Angebots auf einen anderen Termin umbuchen. Hinterlege dazu zuerst den neuen Termin im Angebot und klicke dann in der Teilnehmerliste bei der Buchung auf „Umbuchen".
Umbuchungen funktionieren ähnlich wie Stornierungen: Von deiner Seite ist eine Umbuchung direkt möglich. Teilnehmer:innen stellen dagegen zunächst eine Umbuchungsanfrage (über einen Link in ihrer Buchungsbestätigung), die du in der Teilnehmerliste annehmen oder ablehnen kannst.
Eine Umbuchung auf ein anderes Angebot ist nicht möglich, da eine Buchung immer an ein bestimmtes Angebot gebunden ist – ähnlich wie man ein Hotelzimmer auf einen anderen Zeitraum, aber nicht in ein anderes Hotel umbuchen kann. In diesem Fall storniere die Buchung, und die Person bucht sich neu ein.
Die Teilnehmer:innen erhalten eine E-Mail, dass ihre Anfrage angenommen wurde, mit allen Informationen zum neuen Termin.
Die Teilnehmer:innen erhalten eine E-Mail, dass ihre Anfrage abgelehnt wurde. Die ursprüngliche Buchung für den gewählten Termin bleibt bestehen – es erfolgt keine automatische Stornierung oder Rückzahlung. Der Betrag wird dir zum eingestellten Abrechnungszeitpunkt ausgezahlt.
Der Button „Stornieren" wird nur angezeigt, solange die Buchung noch nicht abgerechnet wurde.
Nein, bei manuell angelegten Buchungen wird keine Buchungsbestätigung per E-Mail verschickt. Gib den Teilnehmer:innen die wichtigsten Infos zum Termin am besten direkt weiter.
Ja. Ist der Termin bereits abgerechnet, wird die manuelle Buchung am Ende des aktuellen Monats abgerechnet.
Filtere die Teilnehmerliste nach dem gewünschten Angebot und Kursdatum und klicke auf „E-Mail-Adressen kopieren (angezeigte Buchungen)". Füge die Adressen dann in dein E-Mail-Programm ein.
💡 Tipp: Nutze dafür am besten das BCC-Feld, damit die Teilnehmer:innen die Adressen der anderen nicht sehen.
In der Teilnehmerliste gibt es in der zweiten Spalte (Personen-Symbol) ein Häkchen-Feld. Setze dort ein Häkchen, wenn die Person erschienen ist.
Öffne über die drei Punkte in der ersten Spalte die Details zur Buchung. Im Feld „Buchung manuell angelegt" steht dann „Ja" oder „Nein".
Ja. Über „Spalten ein-/ausblenden" legst du fest, welche Spalten angezeigt werden, und über „Spalten verschiebbar"änderst du ihre Reihenfolge per Drag & Drop. So hast du die Informationen, die du am häufigsten brauchst, direkt im Blick.
Das siehst du in der Teilnehmerliste in der Spalte „Abrechnungsmonat" (scrolle dafür in der Tabelle nach rechts).
Ja. Über „Übersicht exportieren" lädst du die angezeigten oder alle Buchungen als CSV-Datei herunter, z. B. für deine Buchhaltung oder eine Anwesenheitsliste.
In der Kundendatenbank findest du alle Informationen zu deinen Kund:innen. Neben Adressen und Kontaktdaten siehst du hier auch Kennzahlen wie den Umsatz pro Person oder die Anzahl der Buchungen. Außerdem kannst du deine Kund:innen unkompliziert per E-Mail kontaktieren.
Über die E-Mail-Adresse, die bei der Buchung angegeben wurde. Hat eine Person (= E-Mail-Adresse) mit verschiedenen Adressdaten gebucht, werden jeweils die neuesten Informationen angezeigt.
Nein. Jede Buchung wird automatisch in der Kundendatenbank erfasst – auch manuell angelegte Buchungen aus der Teilnehmerliste.
Wahrscheinlich hat sie mit zwei unterschiedlichen E-Mail-Adressen gebucht, z. B. einmal privat und einmal beruflich oder mit einem Tippfehler. Da Kund:innen über die E-Mail-Adresse definiert sind, entstehen dann zwei Einträge.
Filtere die Kundendatenbank nach Bedarf oder wähle einzelne Personen per Häkchen aus. Klicke dann auf „E-Mail-Adressen kopieren" (alle gefilterten oder nur die selektierten Einträge) und füge die Adressen in dein E-Mail-Programm ein.
💡 Tipp: Nutze das BCC-Feld und schreibe für Werbung nur Personen an, die dem Newsletter zugestimmt haben (Spalte „Newsletter"). Alle Newsletter-Abonnent:innen findest du außerdem gesammelt unter „Newsletter-Kontakte".
Ja. Über „Kundenliste exportieren" lädst du die gesamte Kundenliste als CSV-Datei herunter.
Ja. Klicke in der Spalte „Kommentar" auf das Stift-Symbol und hinterlege deine Notiz.
Administrator:innen und Personen mit der Rolle Assistenz. Kursmanager:innen und Kursleiter:innen haben keinen Zugriff (siehe „Team und Berechtigungen verwalten").
Ist ein Termin ausgebucht, können sich Interessierte auf die Warteliste eintragen. Wird ein Platz frei, werden sie per E-Mail informiert – automatisch, wenn „Automatisches Informieren über freie Plätze" aktiv ist, oder manuell durch dich. Danach können sie den Termin ganz normal buchen.
Ist die Funktion aktiv, benachrichtigt Fyndery die Personen auf der Warteliste automatisch per E-Mail, sobald im entsprechenden Termin ein Platz frei wird. Du musst dich um nichts kümmern.
Werden alle Wartenden gleichzeitig informiert oder in der Reihenfolge ihrer Eintragung? Wie wird die Funktion deaktiviert?
Ja. Wähle die gewünschten Einträge per Häkchen aus und klicke auf „Teilnehmer:innen über freien Platz informieren". So kannst du z. B. gezielt Stammkund:innen zuerst benachrichtigen.
Nein, der Eintrag auf der Warteliste ist keine Buchung. Erst wenn die Person den Termin bucht, ist ihr Platz sicher.
In der letzten Spalte der Tabelle siehst du, wann die Person über einen freien Platz informiert wurde.
Ja. Wähle die Einträge per Häkchen aus und klicke auf „Einträge löschen".
Ja. Filtere die Warteliste nach dem Termin und klicke auf „E-Mail-Adressen kopieren (alle gefilterten Einträge)". Füge die Adressen dann – am besten ins BCC-Feld – in dein E-Mail-Programm ein.
Ja, über „Buchung anlegen" in der Teilnehmerliste (siehe „Buchung manuell anlegen"). Beachte dabei, dass manuell angelegte Buchungen nicht ausgezahlt werden – das bietet sich also vor allem an, wenn die Person vor Ort bezahlt. Entferne den Eintrag anschließend von der Warteliste.
Administrator:innen und Personen mit der Rolle Assistenz. Kursmanager:innen und Kursleiter:innen haben keinen Zugriff (siehe „Team und Berechtigungen verwalten").
